sexta-feira, 3 de fevereiro de 2012

O QUE FAZ A SECRETARIA DE CONTROLE EXTERNO? (2)

A Secex é o primeiro órgão dos tribunais de contas a ter contato com as prestações de contas. Após chegarem aos tribunais, elas são encaminhadas à Secex para análise. Nessa análise a unidade irá apontar algumas lacunas, dúvidas nas informações, ausência de documentos etc. Seu objetivo é fazer um primeiro apanhado do processo. Ao final, ela produzirá um relatório preliminar. Ele é chamado de preliminar por dois motivos: primeiro, porque os pontos por ela suscitados deverão ser esclarecidos pelo gestor; segundo porque, paralelamente, a Secex fará uma visita “in loco” nas dependências da repartição, a fim de colher mais elementos e confrontá-los com as informações constantes na prestação de contas. Aqui nascem as auditorias e inspeções dos tribunais de contas. É através delas que esses órgãos fazem um diagnóstico da gestão. Isso ocorre no início do primeiro semestre do ano subsequente àquele que se referem as contas. Exemplificativamente: se a prestação de contas referir-se a 2010, as auditorias e inspeções serão realizadas no início do primeiro semestre de 2011.

Nessa fiscalização os tribunais de contas podem ver o que quiserem: licitações e contratos, convênios, despesas com o quadro de pessoal, patrimônio (almoxarifado, bens móveis, imóveis etc.), construções e reformas, etc. Mas há um limitador. Somente não entrará nesse processo fiscalizatório os recursos federais (no caso de auditorias e inspeções realizadas pelos tribunais de contas estaduais e dos municípios). Por outro lado, o Tribunal de Contas da União não poderá auditar recursos estaduais e/ou municipais. Apenas os federais. É uma regra contida nas Constituições federal e estadual.

Ao término da fiscalização os dados e informações coletados serão juntados àqueles provenientes da análise preliminar realizada pela Secex. Após, todos eles serão reunidos num bloco só e encaminhados ao gestor para que ele esclareça os pontos controvertidos. Esses pontos são tecnicamente conhecidos como Achados de Auditoria. Aqui nasce a comunicação processual. Ela é um documento que os tribunais de contas elaboram e onde colocam todos os achados, isto é, as irregularidades identificadas solicitando ao administrador público que as esclareça, ou seja, que faça as contestações que entender necessárias dentro de um prazo pré-estabelecido. É a fase do Contraditório e da Ampla Defesa.

Ao ser questionado o administrador público poderá assumir dois comportamentos: não responder às indagações ou apresentar defesa[1].

Caso ele prefira não responder às indagações será considerado revel pelo tribunal. A revelia trará consequências jurídicas negativas para o gestor. Ela significará que, implicitamente, ele concorda com todas as irregularidades levantadas pelo tribunal contra si. É um reconhecimento tácito de culpa. Isso significará que o tribunal poderá julgar as suas contas irregulares, determinar a devolução de recursos e aplicar sanções (a mais comum das sanções é a aplicação de multa).

Mas o gestor poderá optar pela apresentação de defesa. Através dela ele tentará refutar cada uma das irregularidades apontadas pelo tribunal de contas. Para tanto, poderá juntar novos documentos aos processos, esclarecer pontos obscuros, enfim, contradizer tudo o que foi dito pela Secex. De posse desses esclarecimentos a Secex procederá à nova análise no processo. De sua análise poderá resultar que:

a) os esclarecimentos oferecidos pelo responsável foram suficientes para sanar todas as irregularidades; e
b) só parcialmente a defesa apresentada saneou o processo restando ainda irregularidades não suficientemente esclarecidas.

Na primeira hipótese a Secex opinará pela regularidade ou regularidade com ressalvas das contas. Estas últimas acompanhadas ou não de determinações ao órgão.

Na segunda hipótese a Secex opinará pela irregularidade das contas podendo, ainda, propor a glosa dos recursos e a aplicação de multa aos responsáveis. Em situações bem particularizadas é possível que as irregularidades remanescentes não sejam robustas o suficientes para conduzir à reprovação das contas. Nesses casos, poderá ser admitida a propositura de regularidade com ressalvas das contas seguidas de determinações. 

Qualquer que seja o comportamento do gestor – apresentar defesa ou permanecer como revel - A Secex elaborará um novo relatório, desta vez chamado de relatório conclusivo. Nele, a unidade colocará todos os seus pontos de vista a respeito da prestação de contas apresentadas pelo gestor. Elaborado o relatório conclusivo, finalizam-se os trabalhos a cargo da Unidade. A etapa seguinte será submeter o processo à apreciação do Ministério Público de Contas. Mas esse será o tema de uma futura abordagem.


[1] Haverá, ainda, um terceiro comportamento que o gestor poderá assumir: recolher algum valor glosado pelo tribunal, a fim de habilitar-se ao saneamento de suas contas. Por ser um assunto que reclame um tratamento particularizado, comentaremos esse tema em nossa próxima abordagem.